Une expédition bloquée en douane l'est presque toujours pour un document manquant ou incohérent, rarement pour la marchandise elle-même.
La facture commerciale, qui doit mentionner l'incoterm et le lieu, la description précise des marchandises, leur valeur et leur origine. La liste de colisage, qui détaille poids et dimensions par colis. Le document de transport, lettre de voiture, connaissement maritime ou lettre de transport aérien, selon le mode.
Le code du système harmonisé détermine les droits applicables et les restrictions : une erreur de classement entraîne un redressement, parfois des années plus tard. Le certificat d'origine, délivré par les chambres de commerce, atteste de la provenance, et les accords de libre-échange supposent des preuves d'origine préférentielle spécifiques.
Les biens à double usage, civils et militaires, relèvent d'une autorisation d'exportation. Les produits alimentaires, végétaux et animaux exigent des certificats sanitaires ou phytosanitaires. Les embargos et les listes de sanctions doivent être vérifiés avant toute expédition, la responsabilité de l'exportateur étant engagée même en cas d'intermédiaire.